Hintergrund

Die Stadtbibliothek Essen, gegründet 1902, ist ein modernes Informations- und Bildungszentrum und für alle Generationen ein beliebter Treffpunkt direkt in der Stadtmitte. Mit rund 1,4 Millionen Besuchern pro Jahr ist sie das publikumsintensivste Kulturinstitut Essens und wird gern als „Botschafter der Stadtkultur“ tituliert. Allein in der Zentralbibliothek werden täglich ca. 1.540 Besucher gezählt. In der Zentralbibliothek und 16 Stadtteilbibliotheken werden insgesamt 810.000 Medien zur Verfügung gestellt. Pro Jahr leihen die Essener Bürger 4 Millionen Medien aus. Zudem finden an die 1.000 Veranstaltungen im Jahr statt.

Die Popularität der Bibliothek basiert eindeutig auf einer konsequenten Benutzerorientierung, die sich nicht nur in dem zeitgemäßen Medienangebot manifestiert, sondern auch in einem attraktiven Serviceangebot und einer benutzerfreundlichen Bibliothekstechnik. Ein internes Transitsystem ermöglicht es den Bürgern, alle Medien an allen Standorten auszuleihen und zurückzugeben.

Besonders hervorzuheben ist die Vielfalt der Medienarten und Formate, die eine spezielle Handhabung bei der Verbuchung erfordern. Dazu zählen großformatige Bücher, mehrteilige Spiele und vor allem der umfangreiche Bestand in der Musikbibliothek an Notenwerken, das sind unter anderem historische Gesamtausgaben und das Aufführungsmaterial für ganze Salonorchester. Die Notenwerke bestehen aus mehreren Stimmen und somit aus einzelnen Bestandteilen, die in einem Schuber zusammengefasst werden. Ein Zurückgeben dieser komplexen Medienpakete an den bekannten Rückgabe-Geräten war nicht praktikabel. Dank der großen Bandbreite an Return-Optionen, die bibliotheca zu bieten hat, konnte auch hier eine optimale Lösung gefunden werden: der smartblade™ 210, das sogenannte intelligente Regal.

Nicht zuletzt sah sich die Stadtbibliothek einem zunehmenden finanziellen Druck ausgesetzt; Personal sollte eingespart werden. RFID bot hier die beste Lösung. Das Land Nordrhein-Westfalen bezuschusste die neue Anlage mit einem Drittel der Gesamtkosten im Rahmen eines zukunftsorientierten Technologieprogramms. Die Stadt Essen übernahm zwei Drittel.


Lösung

Das flächendeckende Transitsystem erforderte eine parallele Umstellung aller Bibliotheken auf RFID. Die Konvertierung des Freihandbestands wurde in sechs Monaten allein mit hauseigenen Bibliotheksmitarbeitern vollzogen. Lediglich der Magazinbestand über 170.000 Medien wird sukzessive im Falle einer Ausleihe mit RFID nachgerüstet. Zur Installation der komplexen RFID-Anlage waren bauliche Veränderungen nötig wie das Einreißen vorhandener Wände. Diese beanspruchten sieben Wochen, währenddessen das Haus geschlossen blieb. Im Zuge dessen wurde auch die Inneneinrichtung modernisiert.

Klaus-Peter Böttgers primäres Ziel war, seine Mitarbeiter von alltäglichen Routinearbeiten zu befreien. „Mit RFID ist uns das gelungen. Ich freue mich, dass meine Mitarbeiter nun nicht mehr Tag ein Tag aus eintönige Verbuchungsvorgänge durchführen müssen, die letztendlich eine gesundheitliche Belastung darstellen“, erklärt der Essener Bibliotheksdirektor. In der Zentralbibliothek wurden daher zur Medienausleihe vier smartserves100™ installiert, verpackt in hauseigene, modern schlichte Designermöbel. Die Kinderbibliothek erhielt zusätzlich einen fortschrittlichen smartserve1000™ mit Screens im Urwaldlook. Herausragend ist die Vielfalt an Rückgabemöglichkeiten: Die Besucher können ihre Medien innerhalb des Gebäudes einfach in zwei Rückgabeschlitzen einlegen oder die Außenrückgabe nutzen, die täglich und rund um die Uhr bereit steht. Der Rückgabeschacht ist mit einer Panzerscheibe geschützt, die sich öffnet, sobald der Besucher ein RFID-etikettiertes Bibliotheksmedium an den Scanner hält.

Genauso schnell und simpel ist die Rückgabe am intelligenten Regal: Die mehrteiligen Notenwerke und Spiele stellt der Benutzer lediglich auf den Fachboden des smartblade210™ und schon wird die erfolgreiche Rückgabe am Bildschirm bestätigt. Besucher können dabei mehrere Bände gleichzeitig in das Regal legen. Bis zu 150 Medien finden darin Platz, bevor das Personal die Regale wieder leeren muss. Nach Prüfung der Vormerkungen und des Transits, das noch händisch erfolgen muss, stehen die Medien bei dieser Rückgabemöglichkeit gleich wieder zur erneuten Ausleihe zur Verfügung.

Um die Mitarbeiter zusätzlich zu entlasten hat sich die Stadtbibliothek für eine komplexe Sortieranlage entschieden: An die Innenrückgabe ist eine 13er Sortierung angeschlossen; die Außenrückgabe ist mit einer 7er-Sortierung gekoppelt. Die Medien fallen direkt in spezielle Medienwägen, nach sinnvollen Kriterien wie Geschoß, Medienart, Fachgebiet etc. geordnet. Passend zur lichten Glaskuppel wird der Eingang in der Zentralbibliothek mit drei fortschrittlichen, transparenten smartgate400™ optimal gesichert.

Ergebnis

Die Automatisierung der Verbuchungsprozesse beträgt inzwischen nahezu 100 Prozent. Lediglich einzelne Medienkisten und Konsolenspiele werden noch von den Mitarbeitern via smartstation™ zurückgebucht. Bibliotheksdirektor Klaus-Peter Böttger ist begeistert: „Bereits nach einem Dreivierteljahr verläuft die Anwendung der neuen RFID-Anlage absolut routiniert. Und vor allem: Wir alle, Bibliotheksmitarbeiter als auch unsere Benutzer, profitieren von der Rationalisierung. Die Verbuchungsprozesse laufen effizienter ab, die Rückgabe wurde deutlich optimiert, neu gewonnene Personalressourcen kommen direkt unseren Bürgern zugute.“ Im Rahmen einer Studie haben Studierende der Fachhochschule für öffentliche Verwaltung (FHöV) Gelsenkirchen die Essener Bibliotheksnutzer und die Mitarbeiter schon wenige Monate nach der RFID-Einführung befragt. Der Erfolg der Installation wurde bekräftigt: „Zwei Drittel der Befragten kamen sofort mit dem neuen System zurecht“, so Klaus-Peter Böttger. Die Selbstverbuchung inklusive der eigenverantwortlichen Benutzerkontoführung wurde von knapp 79 Prozent als positiv empfunden. Die neue Rückgabe fand bei 75 Prozent großen Anklang. Hauptkritikpunkt war der geringere persönliche Kontakt mit dem Personal während dieser Tätigkeiten. Die hohe Geschwindigkeit und die Zuverlässigkeit der Prozesse wurden deutlich als Pluspunkte genannt.












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